「片付けても、机の上がすぐに散らかってしまう」と、お困りではありませんか。
片付けが苦手だからと、ご自分を責めなくても大丈夫です。机の上が散らかる原因の多くは、性格ではなく、モノの「置き場所」が決まっていないことにあります。
この記事では、置き場所を決めて机の上をすっきり保つための、７つのコツをやさしくご紹介します。できそうなところから、ひとつずつ試してみてくださいね。
机の上の整理整頓は「置き場所」がカギ！仕事がはかどる理由とメリット
机の上の整理整頓がうまくいくかどうかは、モノの「置き場所」を決めているかどうかで変わります。
まずは、なぜ置き場所が大切なのか、その理由とメリットを見ていきましょう。
整理と整頓の違いとは？必要なモノだけを定位置に置くトヨタ式の考え方
「整理」と「整頓」は、似ているようで意味が違います。
「整理」は、必要なモノと不要なモノを分けて、不要なモノを手放すことです。「整頓」は、残した必要なモノを、すぐに取り出せるように置き場所を決めておくことです。
この考え方は、「トヨタ式」として知られる5Sでも、大切にされています。必要なモノだけを、決まった場所に置く。たったこれだけのことが、働きやすい環境の土台になります。
つまり、モノを減らすだけでは片付けは完成しません。置き場所まで決めて、はじめて机の上が整うのです。
探す時間と紛失が減り、業務効率と集中力がアップする
置き場所が決まると、探しものをする時間がぐっと減ります。
「あの書類はどこだろう」「ハサミが見つからない」と探している時間は、短くても積み重なると大きなロスになります。置き場所が決まっていれば、迷わず手を伸ばすだけで済みます。
大事な書類や小物をなくしてしまう心配も減ります。使ったあとに戻す場所がはっきりしているので、行方不明になりにくいからです。
さらに、目に入るモノが少なくなると、気が散りにくくなります。目の前の作業に集中しやすくなり、仕事もはかどりやすくなりますよ。
コツ1｜机の上のモノを全部出し、必要性で分類する
最初のコツは、机の上のモノをいったん全部出して、必要かどうかで分けることです。
置き場所を決める前に、まず「何を置くのか」をはっきりさせておくと、あとの作業がとても楽になります。
整理の目的を決める：PC作業・書類仕事に必要な空間を把握する
片付けを始める前に、「この机で何をするのか」を決めておきましょう。
目的がはっきりしていないと、何を残せばよいのか迷ってしまうからです。
たとえば、PC作業が中心の方は、キーボードとマウスを動かせる広さが必要です。書類仕事が多い方は、A4の紙を広げられるスペースがあると安心です。
自分の仕事に必要な空間がわかると、机の上に残すモノも自然と決まってきます。
デスクと引き出しの中身を出し、使う・保留・処分に分類する
目的が決まったら、机の上と引き出しの中身を、思いきって全部出してみましょう。
全部出すと、自分がどれだけのモノを持っているのかが、ひと目でわかります。同じペンが何本も出てきて、驚く方も多いですよ。
出したモノは、次の3つに分けていきます。
- 使う：今の仕事でよく使っているモノ
- 保留：使うかどうか、すぐに決められないモノ
- 処分：壊れているモノや、同じモノが重なっている分
迷ったときは、無理に捨てなくても大丈夫です。「保留」の箱に入れておき、しばらく使わなかったら手放す、と決めておくと気持ちも楽になります。
「使う」に残ったモノだけが、これから置き場所を決めていく対象です。
コツ2｜使用頻度と仕事の流れに合わせて定位置を決める
残すモノが決まったら、次はそれぞれの「定位置」を決めていきます。定位置とは、そのモノをいつも置いておく決まった場所のことです。
ポイントは、使う回数と、仕事の流れに合わせることです。
使用頻度で決める：毎日使うモノは手前、低いモノは引き出しや棚へ
よく使うモノほど、手の届きやすい場所に置きましょう。
使うたびに立ち上がったり、引き出しを開けたりする手間がなくなるからです。
たとえば、毎日使うペンやメモ帳は、座ったまま取れる手前に置きます。週に数回しか使わないホチキスや電卓は、引き出しの中へ。月に1回ほどしか使わないモノは、棚に移してもかまいません。
使う回数で置き場所を決めると、机の上には本当に必要なモノだけが残ります。
作業・一時置き・収納のエリアに分け、ラベルで戻す動作の無駄を減らす
机のまわりを、役割ごとに3つのエリアに分けてみましょう。
- 作業エリア：体の正面。今取り組んでいる仕事だけを置く場所
- 一時置きエリア：利き手側の端。処理中の書類などを少しの間だけ置く場所
- 収納エリア：引き出しや棚。使い終わったモノをしまう場所
エリアが決まっていると、「これはどこに置こう」と迷うことがなくなります。
さらに、収納する場所にはラベルを貼っておくのがおすすめです。「ペン」「付箋」「クリップ」などと書いておくだけで、戻す場所がひと目でわかります。
よく使うモノは、ふたのないケースなどの「オープン収納」にすると、片手でさっと出し入れできます。取り出す動作も、戻す動作も少なくなり、片付けがぐんと楽になりますよ。
コツ3｜オフィスの机の上はレイアウトを整え、作業スペースを確保する
3つ目のコツは、机の上のレイアウト、つまりモノの並べ方を整えることです。
オフィスの机は広さが限られています。だからこそ、大きなモノの配置を先に決めて、手元の作業スペースをしっかり確保しましょう。
PC・キーボード・マウスの配置を決め、モニタースタンドや卓上ラックで空間を活かす
まずは、PC・キーボード・マウスの置き場所から決めましょう。
この3つは机の上でいちばん場所を取るので、先に位置を決めると、残りのスペースがはっきり見えてきます。
モニターは体の正面に、キーボードはその手前に置くのが基本です。マウスは利き手側に置き、動かす範囲にモノを置かないようにします。
さらに、モニタースタンドや卓上ラックを使うと、机の上の「高さ」を活かせます。モニタースタンドは、モニターを少し高い位置に載せる台のことです。台の下にキーボードやノートをしまえるので、手元が広く使えます。
置く場所を横だけでなく縦にも広げると、同じ机でもゆとりが生まれます。
ケーブルをまとめて、机の上と足元をすっきり保つ
ケーブルも、机の上をごちゃごちゃして見せる原因のひとつです。
コードが絡まっていると、見た目が散らかって見えるだけでなく、足を引っかけたり、掃除がしにくくなったりします。
ケーブルは、結束バンドやケーブルクリップでひとまとめにしましょう。電源タップはケーブルボックスに入れると、足元がすっきりします。ただし、熱がこもらないように、つなぐ機器の合計が定格容量を超えないように気をつけてください。充電ケーブルは、机の端にクリップで留めておくと、床に落ちずに済みます。
ケーブルにも置き場所を決めてあげると、机の上も足元も気持ちよく保てます。
コツ4｜書類は案件と処理状況で分け、置き場所を固定する
机の上でいちばんたまりやすいのが、書類です。
書類は、「どの案件のものか」と「今どこまで進んでいるか」の2つで分けて、置き場所を固定しましょう。
未処理・進行中・保管のトレーを用意し、一時置きには期限を決める
書類は、進み具合ごとにトレーを分けて管理するのがおすすめです。
ひとつの山に積んでしまうと、下の書類が見えなくなり、大事な仕事を忘れてしまうことがあるからです。
用意するトレーは、次の3つです。
- 未処理：受け取ったばかりで、まだ手をつけていない書類
- 進行中：今まさに取り組んでいる書類
- 保管：処理が終わり、ファイルにしまう前の書類
ここで大切なのが、一時置きにも期限を決めることです。たとえば、「未処理のトレーはその日のうちに目を通す」「保管のトレーは金曜日に空にする」と決めておきます。
期限があると、トレーが「とりあえず置き場」になるのを防げます。
案件別にファイルとボックスで管理し、資料を積み重ねない
処理が終わった書類は、案件ごとにファイルへまとめましょう。
案件ごとに分かれていると、「あの件の資料を見たい」と思ったときに、ファイルを1冊取り出すだけで済みます。
クリアファイルや個別フォルダに案件名を書いたラベルを貼り、ファイルボックスに立てて並べます。立てておくと背表紙が見えるので、探しやすく、戻しやすくなります。
書類は「積む」のではなく「立てる」と覚えておくと、机の上に山ができにくくなりますよ。
データ化・ペーパーレス化を進め、検索・管理アプリで紙を減らす
紙そのものを減らすことも、大切な工夫です。
紙が少なければ、置き場所に悩むことも、しまう手間も減るからです。
紙の書類をスキャナーやスマートフォンで読み取り、データとして保存する方法があります。紙を使わずに仕事を進めるこの取り組みを、「ペーパーレス化」といいます。
データにしておけば、ファイル名やキーワードで検索できるので、探す時間も短くなります。文書を管理するアプリを使えば、案件ごとにフォルダを分けて整理することもできます。
ただし、契約書のように、紙のまま残しておく必要がある書類もあります。データにしてよいかどうかは、職場のルールを確認してから進めると安心です。
コツ5｜文房具と小物は引き出しの仕切りで住所を決める
ペンやクリップなどの細かいモノは、引き出しの中で迷子になりがちです。
引き出しを仕切って、ひとつひとつに「住所」を決めてあげましょう。住所とは、そのモノが帰る場所のことです。
種類とサイズに合わせ、ケースや仕切りで収納する
文房具は、種類ごとに分けて、ケースや仕切りの中にしまいます。
仕切りがないと、引き出しを開け閉めするたびに中身が動いて、混ざってしまうからです。
たとえば、「書くモノ」「切るモノ」「留めるモノ」「貼るモノ」のように、使いみちでグループに分けます。そのうえで、ペンは細長いケース、クリップや消しゴムは小さなケースというように、大きさに合う入れ物を選びましょう。
種類と大きさに合った住所があれば、引き出しを開けた瞬間に、欲しいモノが見つかります。
よく使うツールはペンホルダーにまとめ、収納アイテムは増やしすぎない
毎日使うペンやハサミは、ペンホルダーにまとめて机の上に置いておくと便利です。ペンホルダーとは、ペン立てのことです。
ただし、入れるのは「毎日使うモノ」だけにしましょう。黒のボールペン、赤のペン、シャープペンシル、ハサミなど、数をしぼるのがコツです。
また、収納アイテムは増やしすぎないことも大切です。入れ物が増えると、その分だけモノも増えやすく、かえって机の上がせまくなってしまいます。
買い足す前に、「片手で出し入れできるか」「戻すのが面倒にならないか」を確かめてみてください。今あるモノで足りるなら、それがいちばんですよ。
コツ6｜100均・ニトリなどの収納グッズを置き場所に合わせて選ぶ
収納グッズは、「どこに置くか」を決めてから選ぶのが失敗しないコツです。
先にグッズを買ってしまうと、サイズが合わなかったり、置く場所がなかったりすることがあります。置き場所の幅・奥行き・高さを測ってから、お店に向かいましょう。
100均のケースやボックスで、小物収納の費用を節約する
小物の収納は、100均のケースやボックスから始めるのがおすすめです。
手頃な値段なので、気軽に試せて、合わなければ別の場所で使い回すこともできるからです。
たとえば、引き出し用の仕切りケース、書類を立てるファイルボックス、ケーブルをまとめるバンドなどがそろいます。同じシリーズでそろえると、重ねたり並べたりしやすく、見た目も整います。
まずは少ない数で試して、使いやすければ買い足す、という順番なら、費用を無理なく抑えられます。
ニトリ・カウネットは、寸法・用途・収納力を比較して選ぶ
ラックやワゴンのような大きめの収納は、買う前にしっかり比べて選びましょう。
小物ケースと違って、サイズが合わなかったときに置き場所に困ってしまうからです。
家具やインテリアを扱うニトリでは、ラックやワゴンを選べます。オフィス用品の通販であるカウネットでは、仕事向けのファイルや収納用品を探せます。
選ぶときは、次の3つを確かめてみてください。
- 寸法：机の下や横に収まるか。今ある家具とぶつからないか
- 用途：書類用か、小物用か。何を入れるためのモノか
- 収納力：入れたいモノが、無理なく入りきるか
この3つを比べてから選べば、「買ったのに使えなかった」という失敗を防げます。
働き方に合わせて選ぶ：フリーアドレスは持ち運べるバッグ、固定席はおしゃれと実用性の両立
収納グッズは、働き方によっても合うモノが変わります。
フリーアドレスの職場では、持ち運べるバッグが便利です。フリーアドレスとは、自分の席が決まっておらず、毎日好きな席で働くスタイルのことです。
PC、充電器、ノート、ペンなどの仕事道具をバッグひとつにまとめておけば、そのバッグが「置き場所」になります。席を移るときも、忘れ物をしにくくなります。
自分の席が決まっている方は、おしゃれと使いやすさの両方を楽しめます。収納グッズの色を白やベージュなど2色までにそろえたり、木目など素材をあわせたりすると、机の上にまとまりが生まれます。
ただし、見た目だけで選ばず、出し入れのしやすさも忘れずに確かめてくださいね。お気に入りのデスクは、片付けを続ける気持ちも後押ししてくれます。
コツ7｜終業前の片付けを習慣にして、定位置を維持する
最後のコツは、決めた定位置を保ち続けるための習慣づくりです。
どんなにきれいに整えても、使ったモノを戻さなければ、机の上は少しずつ元に戻ってしまいます。無理なく続けられる、小さな習慣を取り入れましょう。
終業前に机の上をリセットし、翌日の仕事に備える
仕事を終える前の数分間を、机の上をリセットする時間にしましょう。リセットとは、モノをすべて定位置に戻して、朝と同じ状態にすることです。
その日のうちに戻しておけば、散らかりが翌日に持ち越されず、片付けにかかる時間も短くて済みます。
やることは、とても簡単です。
- ペンや文房具を、元の場所に戻す
- 書類を、トレーやファイルにしまう
- ゴミを捨てて、机の上をさっと拭く
朝、すっきりした机から仕事を始められると、気持ちよく1日をスタートできますよ。
週1回は引き出しと書類を点検し、戻しにくい収納は仕組みごと見直す
毎日のリセットに加えて、週に1回、引き出しと書類を見直す時間をつくりましょう。
仕事をしていると、モノや書類はどうしても少しずつ増えていくからです。
たとえば、金曜日の終業前に5分だけ時間を取り、終わった案件の書類や、使わなかった文房具を手放します。コツ1でつくった「保留」の箱も、このときに見直すとよいでしょう。
もし「ここはいつも戻すのが面倒だな」と感じる場所があったら、それはあなたのせいではなく、収納の仕組みが合っていないサインです。
ふたを外す、置き場所を手前に移す、入れ物を大きくするなど、戻しやすい形に変えてみましょう。仕組みごと見直すことで、散らかりにくい机に近づいていきます。
机の上の整理整頓は、小さな定位置づくりから始めよう
机の上の整理整頓は、モノの「置き場所」を決めることで、ぐっと楽になります。
置き場所が決まっていれば、探す時間が減り、使ったあとに戻すだけできれいな状態を保てるからです。
一度に全部を完璧にしようとしなくても大丈夫です。まずは、よく使うペン1本の定位置を決めるところから、始めてみませんか。
7つのコツを実践する順番：整理・配置・収納・習慣化
7つのコツは、次の順番で進めるとスムーズです。
- 整理：モノを全部出して、必要なモノだけを残す（コツ1）
- 配置：使う回数に合わせて定位置を決め、レイアウトを整える（コツ2・3）
- 収納：書類と小物の置き場所をつくり、合うグッズを選ぶ（コツ4・5・6）
- 習慣化：終業前のリセットと、週に1回の点検を続ける（コツ7）
先にモノを減らしてから置き場所を決めると、収納グッズを買いすぎずに済みます。順番どおりに、ひとつずつ進めてみてくださいね。
集中できるデスクを保つための最終チェック
最後に、机の上が整っているかどうかを確かめるチェック項目をご紹介します。
- 机の上にあるモノは、すべて毎日使うモノですか
- どのモノにも、戻す場所が決まっていますか
- 書類は積まずに、トレーやファイルに分けていますか
- ケーブルはまとまっていて、作業のじゃまになっていませんか
- 終業前に、机の上をリセットできていますか
すべてに「はい」と答えられなくても、心配いりません。できていないところが、次に取り組むポイントです。
机の上の整理整頓は、「置き場所」で決まります。小さな定位置づくりを積み重ねて、集中できる快適なデスクを保っていきましょう。
